Rechtsanwalt GmbH und KG gründen: Ablauf, Kosten und Haftung

Von der Rechtsformwahl über Stammkapital, Notartermin und Handelsregister bis zur laufenden Haftung der Beteiligten

Wer ein Unternehmen gründet, entscheidet mit der Rechtsform über Haftung, Kapitalbedarf, Steuerbelastung und Verhandlungsposition gegenüber Banken und Kunden. GmbH und KG sind dabei die beiden gebräuchlichsten Formen, und sie funktionieren grundlegend verschieden. Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf beider Gründungen, die Kosten, die typischen Fehlerquellen und die Haftungsrisiken, die schon vor der Eintragung im Handelsregister entstehen.

GmbH gründen: Ablauf von der Satzung bis zur Eintragung

Die Gründung einer GmbH folgt einem festen Ablauf. Zunächst werden Firma, Sitz, Unternehmensgegenstand, Stammkapital und die Verteilung der Geschäftsanteile festgelegt; diese Angaben sind nach § 3 GmbHG zwingender Inhalt des Gesellschaftsvertrags. Es empfiehlt sich, die Firmierung vorab mit der zuständigen Industrie- und Handelskammer abzustimmen, da unzulässige oder verwechslungsfähige Bezeichnungen die Eintragung verzögern.

Der Gesellschaftsvertrag bedarf nach § 2 GmbHG der notariellen Beurkundung. Im selben Termin werden regelmäßig die Geschäftsführer bestellt und die Gesellschafterliste vorbereitet. Anschließend eröffnen die Geschäftsführer das Geschäftskonto und die Gesellschafter zahlen ihre Einlagen ein. Erst danach meldet der Notar die Gesellschaft zum Handelsregister an und versichert, dass die Einlagen zur freien Verfügung der Geschäftsführung stehen.

Mit der Eintragung im Handelsregister entsteht die GmbH als juristische Person. Es folgen die Gewerbeanmeldung, die steuerliche Erfassung beim Finanzamt mit Erteilung der Steuernummer, gegebenenfalls die Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Meldung zum Transparenzregister sowie die Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft.

Seit einigen Jahren ist auch die Online-Gründung mittels notarieller Videokommunikation möglich, zunächst für Bargründungen und inzwischen erweitert auf weitere Vorgänge. Lassen Sie den Entwurf des Gesellschaftsvertrags vor dem Notartermin prüfen: Im Termin selbst besteht für inhaltliche Änderungen erfahrungsgemäß wenig Zeit.

Stammkapital, Bargründung und Sachgründung bei der GmbH

Das Stammkapital der GmbH beträgt nach § 5 GmbHG mindestens 25.000 Euro. Bei der Bargründung muss vor der Anmeldung zum Handelsregister auf jeden Geschäftsanteil ein Viertel eingezahlt sein, insgesamt jedoch mindestens die Hälfte des Mindeststammkapitals, also 12.500 Euro. Der Restbetrag bleibt als offene Einlageforderung bestehen und kann später eingefordert werden, insbesondere in der Insolvenz.

Bei der Sachgründung werden statt Geld Vermögensgegenstände eingebracht, etwa Maschinen, Fahrzeuge, Warenbestände, Forderungen oder ein bestehendes Einzelunternehmen. Erforderlich sind eine genaue Bezeichnung im Gesellschaftsvertrag sowie ein Sachgründungsbericht, mit dem die Werthaltigkeit belegt wird. Das Registergericht prüft diese Angaben; bei nicht ausreichendem Wert haften die Gesellschafter nach § 9 GmbHG in Höhe des Fehlbetrags.

Erhebliche Risiken bergen verdeckte Sacheinlagen und das Hin- und Herzahlen. Wird eine Bareinlage geleistet und anschließend wirtschaftlich an den Gesellschafter zurückgeführt, etwa durch einen Kaufvertrag über eingebrachte Gegenstände, gilt die Einlage nach § 19 GmbHG als nicht erbracht. Die Folge ist eine erneute Zahlungspflicht, die sich häufig erst in der Krise zeigt.

Als kapitalarme Alternative steht die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) zur Verfügung. Sie kann mit einem Stammkapital ab einem Euro gegründet werden, muss aber jährlich ein Viertel des Jahresüberschusses in eine Rücklage einstellen, bis 25.000 Euro erreicht sind, und nur bar gegründet werden.

Lassen Sie geplante Sacheinlagen vorab bewerten und dokumentieren, damit die Eintragung nicht scheitert und keine Nachschusspflicht entsteht.

Musterprotokoll oder individuelle Satzung: die Gestaltungsfrage bei der Gründung

Für unkomplizierte Gründungen mit höchstens drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer steht das gesetzliche Musterprotokoll zur Verfügung. Es reduziert Notar- und Gerichtskosten, weil es Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste in einem Dokument zusammenfasst. Der Preis dafür ist die fehlende Gestaltungsfreiheit: Änderungen sind nicht möglich, ohne den Kostenvorteil zu verlieren.

Für Gesellschaften mit mehreren Beteiligten ist eine individuelle Satzung fast immer die bessere Wahl. Sie kann Mehrheitserfordernisse, Zustimmungskataloge für die Geschäftsführung, Vinkulierungsklauseln für die Übertragung von Anteilen, Regelungen zur Einziehung bei wichtigem Grund, Abfindungsklauseln, Wettbewerbsverbote und Nachfolgeregelungen enthalten. Genau diese Punkte entscheiden später, ob ein Konflikt schnell gelöst werden kann oder das Unternehmen blockiert.

Ergänzend empfiehlt sich häufig eine Gesellschaftervereinbarung, in der Themen geregelt werden, die nicht in die für jedermann einsehbare Satzung gehören, etwa Finanzierungszusagen, Mitverkaufsrechte oder Vergütungsfragen.

Lassen Sie insbesondere Abfindung, Vinkulierung und Regelungen für Pattsituationen individuell gestalten. Diese drei Punkte verursachen in der Praxis die meisten Auseinandersetzungen.

KG gründen: Komplementär, Kommanditist und Haftsumme

Die Kommanditgesellschaft nach den §§ 161 ff. HGB ist eine Personengesellschaft mit zwei Gesellschaftertypen. Der Komplementär führt die Geschäfte, vertritt die Gesellschaft und haftet persönlich und unbeschränkt. Der Kommanditist ist von der Geschäftsführung ausgeschlossen und haftet nur bis zur Höhe seiner im Handelsregister eingetragenen Haftsumme; ist die Einlage geleistet, ist die persönliche Haftung ausgeschlossen.

Die Gründung erfordert einen Gesellschaftsvertrag, der grundsätzlich formfrei möglich, in der Praxis aber schriftlich zu fassen ist. Anschließend melden sämtliche Gesellschafter die KG in notariell beglaubigter Form zum Handelsregister an. Anzugeben sind Firma, Sitz, Gegenstand, die Gesellschafter sowie die Haftsummen der Kommanditisten. Ein gesetzliches Mindestkapital besteht nicht.

Zu beachten ist § 176 HGB: Nimmt die Gesellschaft ihre Geschäfte bereits vor der Eintragung auf, haftet ein Kommanditist für die in dieser Zeit begründeten Verbindlichkeiten unbeschränkt, sofern der Gläubiger seine Kommanditistenstellung nicht kannte. Ebenso lebt die Haftung nach § 172 Abs. 4 HGB wieder auf, wenn die Einlage durch Entnahmen zurückgezahlt wird und das Kapitalkonto unter die Haftsumme sinkt.

Lassen Sie Haftsumme, Pflichteinlage und Entnahmeregelungen sorgfältig aufeinander abstimmen. Diese Begriffe werden häufig verwechselt, mit unmittelbaren Folgen für die persönliche Haftung.

GmbH & Co. KG: Haftungsbegrenzung mit steuerlicher Flexibilität

Die GmbH & Co. KG verbindet beide Formen. Persönlich haftende Gesellschafterin ist eine GmbH, sodass keine natürliche Person unbeschränkt haftet, während die Kommanditisten nur mit ihrer Haftsumme einstehen. Diese Konstruktion erfordert zwei Gründungen: zuerst die Komplementär-GmbH, anschließend die KG, in die die GmbH als persönlich haftende Gesellschafterin eintritt.

Vorteilhaft ist die Kombination aus Haftungsbegrenzung und den Gestaltungsmöglichkeiten des Personengesellschaftsrechts. Gewinnverteilung, Entnahmerechte, Stimmrechte und Nachfolgeregelungen lassen sich weitgehend frei vereinbaren, was besonders bei Familienunternehmen und bei der Beteiligung von Investoren genutzt wird. Steuerlich werden Gewinne unmittelbar den Gesellschaftern zugerechnet, was je nach Konstellation günstiger oder ungünstiger ausfallen kann als die Besteuerung der GmbH.

Nachteile sind der höhere Verwaltungsaufwand mit zwei Gesellschaften, zwei Buchführungen und zwei Jahresabschlüssen sowie erweiterte Offenlegungspflichten. Sorgfalt erfordert zudem die Vergütung der Komplementär-GmbH für Haftungsübernahme und Geschäftsführung.

Lassen Sie rechtliche und steuerliche Beratung vor der Gründung abstimmen, damit die Struktur zur geplanten Gewinnverwendung passt.

Haftung vor der Eintragung: Vorgründungsgesellschaft und Vorgesellschaft

Ein unterschätzter Punkt ist die Zeit zwischen Gründungsentschluss und Eintragung. Vor der notariellen Beurkundung besteht lediglich eine Vorgründungsgesellschaft, rechtlich eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts, in der alle Beteiligten persönlich und unbeschränkt haften. Verträge, die in dieser Phase geschlossen werden, gehen nicht automatisch auf die spätere GmbH über, sondern müssen einzeln übernommen werden.

Mit der Beurkundung entsteht die Vorgesellschaft, die bereits weitgehend wie die spätere GmbH behandelt wird und Trägerin von Rechten und Pflichten sein kann. Wer in dieser Phase für die Gesellschaft handelt, haftet jedoch nach § 11 Abs. 2 GmbHG persönlich, bis die Eintragung erfolgt ist. Reicht das Vermögen bei Eintragung nicht mehr aus, greift die Unterbilanzhaftung der Gesellschafter.

Daraus folgt eine einfache Regel für die Praxis: Größere Verpflichtungen wie Mietverträge, Leasingverträge oder Arbeitsverträge sollten möglichst erst nach Eintragung geschlossen oder ausdrücklich unter dem Vorbehalt der Übernahme durch die eingetragene Gesellschaft vereinbart werden.

Lassen Sie Verträge aus der Gründungsphase daraufhin prüfen, wer Vertragspartner ist und wie die Übernahme rechtssicher erfolgt.

Kosten, Dauer und laufende Pflichten nach der Gründung

Die Kosten einer GmbH-Gründung setzen sich aus Notargebühren, Gerichtskosten für die Eintragung, Kosten der Veröffentlichung, gegebenenfalls Beratungskosten und der Gewerbeanmeldung zusammen. Sie richten sich nach dem Geschäftswert und fallen bei Verwendung des Musterprotokolls niedriger aus als bei individueller Satzung. Bei der KG entfallen die Beurkundungskosten für den Gesellschaftsvertrag, es bleiben die Beglaubigung der Handelsregisteranmeldung und die Gerichtskosten.

Die Dauer hängt vom Registergericht ab. Nach vollständiger Anmeldung und Einzahlung der Einlagen erfolgt die Eintragung häufig innerhalb weniger Werktage bis zu wenigen Wochen; Rückfragen zur Firmierung oder zu Sacheinlagen verlängern das Verfahren.

Nach der Gründung bestehen laufende Pflichten: ordnungsgemäße Buchführung, Aufstellung und Offenlegung des Jahresabschlusses, Aktualisierung der Gesellschafterliste nach § 40 GmbHG bei jeder Veränderung, Meldungen zum Transparenzregister sowie die Beachtung der Insolvenzantragspflicht nach § 15a InsO. Für Geschäftsführer gilt zudem die Sorgfaltspflicht nach § 43 GmbHG mit persönlicher Haftung bei Verstößen.

Lassen Sie diese Folgepflichten von Beginn an organisieren, damit aus Formalien keine Haftungstatbestände werden.

Geschäftsführerbestellung, Anstellungsvertrag und Sozialversicherung

Mit der Gründung wird zugleich die Führungsebene festgelegt. Die Bestellung zum Geschäftsführer erfolgt durch Gesellschafterbeschluss und ist zum Handelsregister anzumelden; sie begründet die Organstellung mit den Pflichten aus dem GmbH-Gesetz. Davon zu unterscheiden ist der Anstellungsvertrag, der das schuldrechtliche Verhältnis regelt und ohne den weder Vergütung noch Kündigungsschutzfragen geklärt sind.

Der Anstellungsvertrag sollte Vergütung, variable Bestandteile, Urlaub, Dienstwagen, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Laufzeit und Kündigungsfristen, nachvertragliches Wettbewerbsverbot mit Karenzentschädigung sowie eine Regelung zur Haftungsfreistellung und zur Versicherung von Organhaftungsrisiken enthalten. Zu klären ist außerdem, ob eine Befreiung vom Verbot des Selbstkontrahierens nach § 181 BGB erteilt wird, was bei Ein-Personen-Gesellschaften praktisch unerlässlich ist.

Sozialversicherungsrechtlich kommt es auf die Beteiligung an. Ein Gesellschafter-Geschäftsführer ist regelmäßig nicht abhängig beschäftigt, wenn er mindestens die Hälfte des Stammkapitals hält oder über eine umfassende Sperrminorität verfügt. Liegt die Beteiligung darunter, besteht in der Regel Versicherungspflicht. Da die Einordnung Beitragsnachforderungen über Jahre auslösen kann, empfiehlt sich ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung.

Bei der KG führt der Komplementär die Geschäfte; ist Komplementärin eine GmbH, handelt deren Geschäftsführer für die KG. Die Vergütung für Haftungsübernahme und Geschäftsführung ist im Gesellschaftsvertrag der KG zu regeln, um steuerliche Verwerfungen zu vermeiden.

Lassen Sie Bestellung, Anstellungsvertrag und Statusfrage gemeinsam klären, bevor die ersten Gehälter gezahlt werden.

Wann lohnt sich anwaltliche Beratung bei der Gründung von GmbH und KG?

Beratung lohnt sich, sobald mehrere Personen beteiligt sind, Sacheinlagen eingebracht werden, Investoren aufgenommen werden sollen oder ein bestehendes Unternehmen in die neue Gesellschaft überführt wird. In diesen Fällen entscheidet die Vertragsgestaltung über Haftung, Steuerbelastung und die Möglichkeit, sich später wieder zu trennen.

Notwendig ist die Prüfung außerdem bei Sachgründungen und bei Umwandlungsvorgängen, bei denen die Grenzen zur verdeckten Sacheinlage verlaufen, sowie bei der GmbH & Co. KG, deren doppelte Struktur eine abgestimmte Gestaltung beider Gesellschaftsverträge verlangt. Auch die Verträge der Gründungsphase und die Geschäftsführeranstellungsverträge sollten vorab geprüft werden.

Lassen Sie den Entwurf des Gesellschaftsvertrags von ROHRBACH RECHTSANWÄLTE prüfen, bevor der Notartermin stattfindet. Änderungen nach der Beurkundung erfordern eine erneute Beurkundung und verursachen zusätzliche Kosten.

Zu bedenken ist schließlich die Wahl des Namens. Die Firma muss nach § 18 HGB zur Kennzeichnung geeignet sein und Unterscheidungskraft besitzen; sie darf nicht irreführen und muss den Rechtsformzusatz enthalten. Rein beschreibende Bezeichnungen werden vom Registergericht häufig beanstandet. Unabhängig davon ist eine Recherche zu bestehenden Marken und Unternehmenskennzeichen sinnvoll, weil das Handelsregister keine kennzeichenrechtliche Prüfung vornimmt und eine spätere Abmahnung zur Umfirmierung mit erheblichen Kosten zwingen kann.

Sinnvoll ist zudem, die passende Domain und die relevanten Kennzeichen frühzeitig zu sichern, bevor die Firmierung öffentlich bekannt wird.

Fazit: Bei Gründung von GmbH und KG entscheidet die Vorbereitung

Die Gründung einer GmbH verlangt notarielle Beurkundung, ein Stammkapital von 25.000 Euro mit mindestens 12.500 Euro Einzahlung vor Anmeldung und eine sorgfältige Behandlung von Sacheinlagen. Die KG kommt ohne Mindestkapital aus, verlangt jedoch klare Regelungen zu Haftsumme, Einlage und Entnahmen, weil die Haftung des Kommanditisten sonst wieder auflebt.

In beiden Fällen liegen die Risiken weniger im Gründungsakt als in der Zeit davor und danach: in der persönlichen Haftung vor Eintragung, in unzureichenden Satzungsregelungen zu Abfindung, Vinkulierung und Nachfolge sowie in den laufenden Pflichten von Geschäftsführung und Gesellschaftern. Wer diese Punkte vor dem Notartermin klärt, gründet nicht nur schneller, sondern vor allem belastbarer.

FAQs: Häufig gestellte Fragen zur Gründung von GmbH und KG